Warum man Informationen und Daten nicht in Silos lagert

Mit der Frage, wie vorhandene Daten und Informationen am besten langfristig gespeichert werden können, beschäftigen sich viele Unternehmen. Während Silos zwar per Definition “große Speicher” sind, eignen sie sich denkbar schlecht zum Lagern von Informationen. Das Information- oder Data Silo ist deshalb eine Metapher für problematische Kommunikations- und Kollaborations-Strukturen innerhalb von Unternehmen. Betroffen sind insbesondere größere Unternehmen mit mehreren einzelnen Abteilungen. Hier wird effizientes Arbeiten und das Treffen datenbasierter Entscheidungen oft erheblich durch das Vorhandensein von Information Silos beeinträchtigt.

Was ist ein Information oder Data Silo?

Allgemein ist ein Silo im Kontext Business Development und IT ein Management System, welches nicht in der Lage ist, mit anderen Systemen zusammenzuarbeiten. Das Silo ist also von anderen, benachbarten Systemen abgeschottet. So entsteht im Unternehmen eine Umwelt aus individuellen, in sich abgeschlossenen Systemen, die miteinander nicht im Austausch stehen. Bei einem Information Silo im Speziellen handelt es sich um eine oder mehrere Arbeitsgruppen innerhalb eines Unternehmens, die nicht frei und effektiv mit anderen Gruppen innerhalb desselben Unternehmens kommunizieren.

Beschäftigt man sich länger mit dem Thema, wird man früher oder später auf die Unterscheidung zwischen Data Silos und Information Silos stoßen. Die beiden Arten von Silos unterscheiden sich dabei lediglich in ihrem Ursprung. Während Information Silos – wie ob erläutert – durch mangelnde Kommunikation zwischen Menschen entstehen, entstehen Data Silos aufgrund von technischen Hürden. In der Regel nutzen verschiedene Abteilungen unterschiedliche Tools zur Kommunikation und zum Management von Daten. So ist das einfache Teilen von Informationen oder kollaboratives Arbeiten teilweise aufgrund inkompatibler Speicherformate nicht möglich. Das Vernetzen von Wissen verschiedener Abteilungen gestaltet sich so äußerst schwierig, selbst wenn eigentlich bekannt ist, dass eine solche Vernetzung sinnvoll wäre.

Das Entstehen von Silos ist selten ausschließlich auf technische Hürden oder auf Teammitglieder, die nicht gewillt sind, mit anderen Teams zu kommunizieren, zurückzuführen. Tatsache ist, dass Data Silos und Information Silos sich gegenseitig verstärken, da beide die Hürde zum Austausch anheben. Aus diesem Grund ist die strikte Trennung zwischen Data und Information Silos zum Lösen des Problems wenig hilfreich. Vor allem, da das Ziel sein sollte, jegliche Art von Silo innerhalb eines Unternehmens abzubauen.

Wie entstehen Silos?

Fehlender Austausch und gestörter Informationsfluss innerhalb von Unternehmen ist ein Hinweis darauf, dass Silos vorhanden sind. Die übliche Strukturierung von Unternehmen an sich begünstigt Silo Entstehung: unterschiedliche Manager sind für ihre bestimmte Abteilung im Unternehmen zuständig und verfolgen jeweils ihr eigenes Ziel ungeachtet der Prioritäten anderer Abteilungen. Besonders anfällig für das Entstehen von Silos sind dabei Unternehmen, deren Unternehmenskultur offene Kommunikation und Kollaboration nicht aktiv unterstützt. Auch (Intressens-) Konflikte innerhalb der Führungsebene verstärken das Problem zusätzlich. So entsteht schließlich der Unwille der Mitarbeiter verschiedener Abteilungen, sich untereinander auszutauschen. Dabei muss der Hintergrundgedanke nicht einmal sein, den Kollegen eigene Informationen vorzuenthalten. Ist der Aufwand, mit anderen Abteilungen in Kontakt zu treten, höher, als der wahrgenommene Nutzen, findet keine Kommunikation statt.

Insgesamt kann davon ausgegangen werden, dass das Entstehen von Silos innerhalb eines Unternehmens umso wahrscheinlicher ist, je:

• Höher die Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmens
• Höher die Anzahl der einzelnen Abteilungen im Unternehmen
• Größer das Ausmaß der Spezialisierung der Abteilungen
• Unterschiedlicher die verschiedenen Interessen
• Größer die Anzahl der Anreiz- oder Belohnungssysteme im Unternehmen

Information Silos führen langfristig zu erheblichen Problemen

Im Prinzip haben in Unternehmen vorliegende Silo Strukturen nur dann direkte negative Auswirkungen, wenn sie dazu führen, dass Abteilungen, welche eigentlich miteinander kommunizieren sollten, dies nicht tun. Dieser Gedankengang mag das Problem der Silobildung erst einmal weniger schwerwiegend klingen lassen, als es tatsächlich ist: denn in den wenigsten Unternehmen stellt mangelnde Kommunikation kein Problem dar oder macht es tatsächlich Sinn, Abteilungen innerhalb ein und desselben Unternehmens komplett getrennt zu halten.

Das offensichtlichste Problem der Silos ist, dass von außen niemand Zugriff auf sie hat. Das bedeutet, dass Informationen, die sich im Silo bzw. der Abteilung anhäufen sich auch innerhalb dieser bewegen, sie aber nicht verlassen können. Zusätzlich sind Silos undurchsichtig. Deshalb können Außenstehende nicht feststellen, was sich in einem Silo befindet. Selbst wenn ein Angehöriger einer außenstehenden Abteilung auf die Idee kommt, dass eine bestimmte Information sich in einem fremden Silo befinden könnte, kann er nicht wissen, welche Abteilung der richtige Ansprechpartner ist. Direkte Folgen hiervon sind die hohe Wahrscheinlichkeit, Forschungsarbeit doppelt durchzuführen und so ineffizient zu arbeiten.

Auch können Daten verschiedener Silos nicht vernetzt oder genutzt werden, um Informationen in einem anderen Silo anzureichern. Das Ausnutzen von Synergieeffekten wird somit nahezu unmöglich. Die isolierte Sichtweise auf einzelne Fragmente der Gesamtheit der Daten erhöht die Wahrscheinlichkeit, Muster oder Auffälligkeiten nicht zu erkennen. Auswirkungen reichen von verpassten Gelegenheiten bis hin zum Treffen von Fehlentscheidungen.

Solange innerhalb eines Unternehmens nicht alle relevanten Stakeholder über dieselben (vollständigen) Informationen verfügen, ist es nahezu unmöglich, ein einheitliches Bild nach außen zu kommunizieren. Innerhalb des Unternehmens wird der Zusammenhalt geschwächt. Silobildung kann also durchaus zum Versagen eines Produktes oder sogar Unternehmens beitragen.

Information Silos innerhalb des eigenen Unternehmens abbauen

Glücklicherweise können Silos – sofern sie in einem Unternehmen vorhanden sind – durchaus wieder abgebaut werden. Am einfachsten geht das von Oben. Hierzu sollte die Führungsebene eine Unternehmenskultur, im Rahmen welcher alle auf ein einheitliches Ziel hinarbeiten, fördern. Manager sollten sich einig sein, welche Vision allen Aktivitäten zugrunde liegt und ihre Mitarbeiter entsprechend anleiten. Im Idealfall sollte jeder Person klar sein, was ihr Beitrag zum Erreichen des gemeinsamen Ziels ist.

Insgesamt sollten die höheren Ebenen zum Austausch auffordern und die richtigen Tools zur Kommunikation, Speicherung und Vernetzung von Daten und Informationen zur Verfügung stellen. So übersteigt der direkte Nutzen, welchen die Kommunikation im Unternehmen liefert, den Aufwand für die einzelnen Beteiligten. Vorhandene Silo-Strukturen lösen sich nach und nach auf und werden im besten Fall auch in Zukunft nicht wieder aufgebaut.

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